Todoist

Teil 1: Was dieser Blogeintrag soll

Ich möchte heute ein Tool empfehlen: Es heißt https://todoist.com, und ich nutze davon die Android-App und das Webfrontend. Es war für mich bereits in der Gratis-Version nützlich, d.h. dieser Beitrag stellt keine Werbung für das Premium-Abo dar, das €23,- pro Jahr kostet. Ich habe die Premium-Features zwar tatsächlich für ein Jahr gekauft, aber nur weil mir die Gratis-Version so gut gefiel, dass ich das Produkt unterstützen wollte. Welche Komfort-Merkmale die Premium-Features bieten, erwähne ich weiter unten.

Mit einem Gratis/Premium-Vergleich der Tool-Features in diesen Blogtext einzusteigen wäre unangemessen, denn wenn man ein Tool auf seinen Gebrauchsnutzen untersuchen möchte, ist es wichtig, sich nicht die Frage zu stellen

Was kann ich damit machen?

sondern stattdessen die beiden Fragen

Was will ich damit machen? Und wie kann ich das auf das abbilden, was das Tool kann?

Nur so erreicht man, dass man sich wirklich auf den Nutzen des Tools fokussiert, was immer eine Einbeziehung eines Anwenders und seiner Prozesse bedeuten muss. Entsprechend groß muss auch der Raum sein, den Anwender und seine Prozesse zu beleuchten, bevor man sich mit dem Tool beschäftigt.

Also erstmal zur Frage 1: Was will ich machen?

Kurze Antwort: Ich möchte “manage work” betreiben, also einen Berg Arbeit anhäufen und vor mir herschieben. Wollte ich Dinge erledigen, müsste ich eher ein kontinuierliches “manage flow” durchführen, aber das Erledigen ist nicht mein Ziel, sondern etwas anderes: Ich möchte den Kopf frei haben, irgend etwas zu tun, ohne dass mich tausend unerledigte Dinge im Hinterkopf davon abhalten, weil sie ein schlechtes Gewissen verursachen und das Gefühl erzeugen, dass man nicht das Richtige tut. Es gilt also, die unerledigten Dinge unerledigt zu lassen, aber explizit zu machen und zu verwalten, um sich befreit ganz anderen Dingen widmen zu können.

Erwähnen sollte ich an dieser Stelle vielleicht noch, dass ich das durchaus ernst meine. Es geht hier nicht um das Aufschieben von Pflichtaufgaben (die sog. Prokrastination), sondern um die Gestaltung von Freizeit. Wenn man beruflich in einem Team “Dinge erledigt”, hat man nach Feierabend ganz andere Interessen — und möchte auch andere Gehirnbereiche nutzen. Dabei soll das Tool helfen.

Teil 2: Was ich mit dem Tool machen will

Ich möchte zwischen eher statischen (= selten gepflegten) Strukturelementen und eher dynamischen (= häufig gepflegten) Inhalten unterscheiden können:

• Als Strukturelemente benötige ich einen Notizeingang, sowie diverse Handlungskontexte und ein paar Projektgruppen.

• Als Inhalte brauche ich Notizen (in dem Notizeingang oder in Projekten), Projekte (in den Projektgruppen) und Aufgaben (in den Handlungskontexten).

Zentral sind für mich die Definitionen von Aufgabe, Handlungskontext und Projekt:

• Eine Aufgabe ist eine als ToDo formulierte Notiz, die so geschnitten und beschlossen ist, dass sie in einem Handlungskontext vollständig erledigt werden kann und soll.

• Ein Handlungskontext ist eine Menge von Voraussetzungen für die Erledigung von Aufgaben, z.B. das Vorhandensein von passender Stimmung, Energie, Zeitrahmen, Tools, Ungestörtheit, Ansprechpartner, usw.

• Ein Projekt ist eine thematische Bündelung von Notizen und Aufgaben, die auf ein Ende und ein Ergebnis abzielt.

Alle drei Dinge können bearbeitet werden, was jeweils unterschiedliche Dinge bedeutet:

• Die Bearbeitung eines Projektes erzeugt Aufgaben für die Handlungskontexte.

• Die Bearbeitung eines Handlungskontextes ordnet die ihm zugeordneten Aufgaben, d.h. sie führt z.B. eine Priorisierung durch.

• Das Bearbeiten von Aufgaben führt zu deren Archivierung unter Angabe eines Lösungstyps, z.B. „doch nicht gemacht“ oder „hat sich von selbst erledigt“.

Wenn ein Projekt keine Notizen mehr hat und alle hervorgegangenen Aufgaben erledigt sind, muss es ebenfalls archiviert werden können.

Weitere Dinge, die ich benötige:

• Eine Aufgabe soll neben Handlungskontext und Projektzugehörigkeit auch einen Personenbezug haben können. Alle drei Dinge müssen optional und gleichzeitig möglich sein. Auch ein Projekt soll einen Personenbezug haben können.

• Eine Ordnung benötige ich nicht nur innerhalb von Handlungskontexten, sondern auch innerhalb von Projektgruppen und Projekten, sowie innerhalb von Aufgaben, die Unteraufgaben haben können müssen.

• Außerdem müssen Zusatzinformationen an Aufgaben und Projekten hinterlegt werden können.

Das Tool muss Smartphones und Webbrowser unterstützen.

Teil 3: Wie ich all das mit Todoist mache

Meine Abbildung der o.g. Konzeptbegriffe auf die Todoist-Features ist relativ direkt:

• Die statischen Strukturelemente bilde ich auf den Todoist-Navigationsbereich ab: Der Notizeingang ist einfach der Todoist-„Eingang“ und die Handlungskontexte und Projektgruppen sind Todoist-„Projekte“.

• Die dynamischen Inhalte erscheinen im Todoist-Contentbereich, d.h. Notizen, Aufgaben und Projekte sind Todoist-„Aufgaben“. Die Projekte haben zusätzlich noch gleichnamige Todoist-„Etiketten“, um die zum Projekt gehörenden Aufgaben zusammenzuhalten, die ja in einem Handlungskontext, also einem anderen Todoist-„Projekt“ liegen als die das Projekt repräsentierende Todoist-„Aufgabe“.

• Den Personenbezug einer Aufgabe ohne Projektkontext repräsentiere ich durch Todoist-„Etiketten“ wie „für_Person“. Und den Personenbezug von Projekten wiederum durch Todoist-„Etiketten“ wie „Projektname_Person“.

• Notizen in Projekten, sowie Unteraufgaben werden per Todoist-„Level“ eingerückt. Zusatzinformationen werden als datierte Todoist-„Notizen“ abgelegt (deren Anlage ist ein Premium-Feature). Die Ordnung ist jeweils einfach die per Drag-and-Drop änderbare Reihenfolge der Todoist-„Aufgaben“ in einem Todoist-„Projekt“.

Auf die Abbildung eines Lösungstyps verzichte ich, denn ins Archiv schaut eh keiner. Und wenn, dann geht das über die Volltext-Suche per Todoist-„Filter“ (Suche in erledigten Todoist-„Aufgaben“ ist ebenfalls ein Premium-Feature).

Weitere Todoist-Features, die ich dann und wann einsetze, sind diese:

• Todoist-„Prioritäten“ nutze ich manchmal für Markierungen von Aufgaben zur besonderen Hervorhebung.

• Todoist-„Erinnerungen“ (auch Premium-Feature) wiederum nutze ich gelegentlich bei blockierten Aufgaben oder Notizen, die sich durch Erreichen eines Termins oder eines Ortes von selber entblockieren, um dann eine Push-Benachrichtigung zu erhalten.

• Todoit-„Fälligkeiten“ setze ich ein, wenn sich eine Aufgabe oder ein Projekt bei Erreichen eines Termins von selbst erledigen. Diese Todoist-„Aufgaben“ erscheinen dann zu dem Termin im Google-Kalender (noch ein Premium-Feature).

Auch Todoist-”Etiketten” sind teilweise ein Premium-Feature. Autovervollständigung bei der Zuordnung, sowie eine zentrale Verwaltung gibt’s in der Gratisversion nicht, und in der Android-App kann man dann nicht einmal über eine Todoist-”Etikette” navigieren (= den Inhalt auflisten). Ein weiteres Premium-Feature ist die Todoist-”Projekt”-übergreifende Anzeige erledigter Todoist-”Aufgaben”, z.B. für eine Tages- oder Wochenbilanz. Und angeblich hat man mit Premium auch eine zuverlässigere ständige Sync zwischen App und Website.

Keines der Premium-Features ist aber wirklich zentral für die Abbildung der von mir benötigten Konzeptbegriffe und Workflows. Ich bin also nicht darauf angewiesen, nach einem Jahr wieder Geld an Todoist zu überweisen.

Teil 4: Und wenn man nun doch was erledigen will?

Dann kann man auch das tun. Man kann z.B. einfach gucken, was man gerade gemacht hat und dann beispielsweise “über Todoist bloggen” in den Handlungskontext “zuhause am Rechner” eintragen. Diese neue Aufgabe kann man dann auch gleich archivieren und hat so sofort was erledigt. Viel Sinn macht das allerdings nicht, weil das Ziel des Ganzen ja eigentlich ist, den Kopf für Dinge freizubekommen, die auf keiner Liste stehen. Also braucht man sie auch nicht nachzutragen.

Alternativ kann man sich auch einfach ganz ohne Todoist in seinem Kalender Termine setzen und darin Dinge erledigen. Stellt man fest, dass man diese Termine immer wieder verschiebt, sind deren Inhalte ein heißer Kandidat für die Langzeitverwaltung in Todoist. Ein paar Dinge erledigt man so gelegentlich immerhin doch. Es sei denn, man guckt so viel in Todoist rein, dass man den regelmäßigen Blick in den Kalender vergisst. Das allerdings hat wiederum seine Vorteile, denn dann hat man überhaupt keine Termine mehr.

Von der Theorie her könnte man sogar wirklich Dinge erledigen. Der aufmerksame Leser erkennt sicher die Gemeinsamkeiten meines Vorgehens mit dem GTD-System. Hier der erste Absatz dazu aus der Wikipedia: “Getting Things Done (GTD) ist eine Selbstmanagement-Methode von David Allen, die ihren Nutzern effizientes und belastungsfreies Arbeiten ermöglichen soll. Sie strebt an, den gesamten Alltag einer Person u. a. mit kontextbezogenen Aufgabenlisten zu erfassen. Hauptprinzip der Methode ist, dass der Nutzer alle seine anstehenden Tätigkeiten in einem Verwaltungssystem notiert und dadurch den Kopf frei hat für Wichtigeres, nämlich die Erledigung der aktuellen Aufgabe, ohne befürchten zu müssen, andere Aufgaben zu vergessen.”. Nur ist mein Ziel natürlich ein anderes, denn ich will nach Feierabend  ja gar nicht arbeiten. Schon gar nicht an irgendwelchen “aktuellen Aufgaben”.

Leuten, die so etwas tun möchten, empfehle ich die einschlägige Ratgeberliteratur — oder die Sendung mit der Maus. Und deshalb habe ich zum Abschluss dazu ein Foto gemacht:

Teil 5: Fazit

Ich kann Todoist empfehlen. Mir bringt es einen Nutzen.

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