OneNote

Neulich hier im Blog hatte ich Todoist empfohlen. Ich hatte beschrieben, was ich damit mache — und wie ich das auf die Funktionen des Tools abbilde. Neben Todoist nutze ich aber auch noch weitere Tools für Notizen, darunter Microsoft OneNote, auf das ich heute zu sprechen kommen möchte. Ich möchte heute aber diesbezüglich nicht ebenfalls beschreiben, was ich damit mache und wie ich das auf dessen Funktionen abbilde, sondern erstmal nur, was OneNote überhaupt ist.

OneNote gehört seit Office 2007 zu Microsoft Office, ist heute aber wesentlich mehr. Insbesondere gibt es inzwischen kostenlose Varianten, die technisch an Todoist erinnern: Die Daten liegen in der Cloud, und der Zugriff erfolgt über Mobile-Apps oder über einen Web-Browser. Um OneNote technisch und als Produkt zu verstehen, ist es unumgänglich, zunächst kurz auf den Office-Begriff von Microsoft einzugehen. Es gibt im wesentlichen diese vier unterschiedlichen Office-Begriffe:

• „Microsoft Office“ ist eine Suite von klassischen Windows-Programmen. Enthalten sind Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Publisher und Access. Man installiert diese Software auf Geräten und bearbeitet damit Dateien, die man ebenfalls auf den Geräten speichert. Optional kann man die Dateien direkt aus der Software heraus auch in der „Microsoft Cloud“ speichern, genauer gesagt in „Microsoft OneDrive“, das in der Microsoft Cloud läuft. Für den Zugriff auf OneDrive braucht man einen „Microsoft Account“. Dieser hieß früher mal „Windows Live ID“ und davor „Microsoft Passport“, und meist hat man schon einen, z.B. wenn man mal Hotmail oder MSN genutzt hat. Der Microsoft Account ist kostenlos.

• „Office 365“ ist eine Familie von Aboplänen für Microsoft Office. Mit „Office 365 Home“ erhält man z.B. für die enthaltenen 7 Anwendungen die Lizenz, sie mit 5 verschiedenen Benutzern auf 5 PCs (Windows oder MacOS) plus 5 Tablets (Android oder iOS) einzusetzen. Auf jedem der 10 Geräte dürfen alle 5 Benutzer alle 7 Anwendungen verwenden — auch gleichzeitig. Wenn die Lizenz abläuft, werden wichtige Funktionen abgeschaltet, so dass die Software weitestgehend unbrauchbar wird. Office 365 Home kann man einen Monat lang kostenlos testen (https://products.office.com/de-de/try). Bei z.B. Amazon kriegt man eine Verlängerung um 1 Jahr für €69,99. Monatlich kündbar geht es auch direkt bei Microsoft, kostet dann aber jeden Monat 10 Euro.

• „Office Online“ ist die Website https://www.office.com, die man mit einem Microsoft Account nutzen kann. Bei deren Verwendung kommt keine lokale Software außer dem Web-Browser zum Einsatz. Die einzelnen Seiten der Site nennen sich „Online-Apps“ und heißen Word, Excel, PowerPoint, OneNote, E-Mail/Outlook.com usw. Man kann damit in OneDrive liegende Office-Dateien online bearbeiten. Office Online ist auch ohne jeden Office-Aboplan gratis. Online-Speicherplatz in OneDrive, der über die kostenlosen 100 GB hinausgeht, muss man dann allerdings über einen Aboplan für OneDrive bezahlen. Eine Erhöhung um 1 TB kostet derzeit z.B. 7 Euro pro Monat. Hat man den Aboplan Office 365 Home, so hat man aber bereits 1 TB OneDrive-Speicher gratis, so dass man eher das Office mieten würde als den OneDrive-Speicher alleine, wenn 100 GB nicht reichen.

• „Office Mobile“ schließlich besteht aus den sog. „Office-Apps“ (https://products.office.com/de-de/mobile). Anders als die Online-Apps (siehe Office Online) sind das tatsächlich Apps, nämlich Apps für Android in Google Play und für Apple-iOS im iTunes-App-Store und Kachel-Apps (Windows-„Modern UI“) im Windows Store. Unter Windows 10 sind die Office-Apps aus dem Windows Store sog. „Universal Apps“, d.h. sie konkurrieren auf Notebooks mit den Desktop-Anwendungen aus Microsoft Office. Office Mobile ist auch ohne Office-Aboplan nützlich, erhält durch Abschluss von Office 365 aber erweiterte Funktionalität. Die kostenlose Variante speichert nur in OneDrive, also in der Microsoft Cloud. Anders als bei den Online-Apps ist man bei der Benutzung aber zumindest nicht auf eine Netzverbindung angewiesen. Die Notizbücher in OneDrive können auch offline bearbeitet werden und synchronisieren die Änderungen bei der nächsten Verbindung zur Cloud.

Entlang dieser Office-Begrifflichkeiten gibt es entsprechend unterschliedliche OneNote-Varianten, darunter: (1) Die Online-App in Office Online. (2) Die Office-App in Office Mobile für Android oder iOS. (3) Die Universal App aus dem Windows Store, die unter Windows 10 bereits vorinstalliert und im Startmenü als Kachel prominent plaziert ist. (4) Das klassische Windows-Programm aus der Office-Suite. Dieses „OneNote 2016“ alleine ist ebenfalls gratis und lässt sich über http://www.onenote.com installieren. Es wird dabei aber ein ganz schöner Brocken Software installiert (eben ein Stück der Office-Suite), was bei älteren Rechnern schon eine Weile dauern kann. Außerdem verträgt sich ein OneNote 2016 möglicherweise nicht immer mit älteren anderen Programmen von Microsoft Office, wenn davon welche installiert sind, und beschädigt diese womöglich sogar. Auch diese OneNote-Version kann Notizbücher zudem nur in OneDrive speichern. Die Funktion zur Unterstützung lokaler Notizbücher muss bei Bedarf über einen Office-Aboplan — z.B. Office 365 Home — freigeschaltet werden. Ansonsten ist die Funktionalität aber nicht eingeschränkt und mächtiger als in der Kachel-App.

Ich kenne nur diese letzte Variante, also die Desktop-Anwendung von OneNote aus Office 2016. Den Notizbuch-Zugriff über Android-App und Web-Browser brauche ich hier — anders als bei Todoist — fast nie (ich habe beides nur mal ausprobiert), und Kachel-Apps meide ich bisher komplett, weil sie noch allesamt unausgegoren wirken. Für ältere Rechner oder Rechner mit installierten älteren Office-Anwendungen würde ich das Desktop-OneNote aus den genannten Gründen aber nicht empfehlen. Office Online wiederum mag ich persönlich optisch nicht. Insgesamt ist die ganze Office-Geschichte von Microsoft derzeit nichts, was ich weiterempfehlen könnte. Ein OneNote-Notizbuch mit jemandem zu teilen, fällt mir entsprechend schwer. Beim Arbeiten am Notebook finde ich das Desktop-OneNote allerdings dann doch wieder zu praktisch, um es nicht zu nutzen. Hätte ich es nicht, würde mir allerdings auch nichts fehlen. Das ist bei Todoist ganz anders!

Microsofts Weg vom klassischen Office zur strategischen Neuausrichtung „Mobile first, Cloud first“ ist holprig. An den Desktop-Anwendungen hat sich zwischen Office 2010 und Office 2016 kaum etwas getan, aber die neuen Linien Office Online und Office Mobile und insbesondere der Begriff Office 365 für die zahlreichen Abopläne, die sich auf die Funktionen in allen drei Linien auswirken, stiften momentan noch mehr Verwirrung als Nutzen. Vielleicht entwickeln sich die Dinge um Windows 10 herum ja noch deutlich weiter, aber zu erkennen ist das noch nicht. Auch das Geschäftsmodell erscheint mir fragwürdig: Mir sind die Abo-Leistungen von Office 365 zu stark Desktop-lastig, und — anders als bei Todoist — sehe ich für mich keinerlei Nutzen in einem Abo. Andererseits habe ich das Gefühl, bei den Online- und Mobile-Linien von Office — auch anders als bei Todoist — viel zu stark mit meinen Daten zu bezahlen. Den Zwang zur Microsoft-Cloud empfinde ich als die größte Schwachstelle von OneNote und Microsoft Office insgesamt. Denn das ist die Cloud, der ich am wenigsten vertraue. Und das ist ein weiterer Grund, warum es mir schwer fällt, ein OneNote-Notizbuch mit jemandem zu teilen.